企业项目资源管理的流程、技术和工具

资源管理是项目管理中最重要的方面之一。项目资源包括执行项目任务所需的原材料、设备和人力资源，所有这些都必须在任何给定的项目中进行管理。

资源管理是指为完成一个项目而对资源进行规划、调度和分配的过程。项目经理负责从头到尾监督资源管理过程。为此，他们需要使用资源管理工具和技术。

资源管理包括创建计划和过程以更有效地管理资源，你可以使用电子表格、文档、项目管理软件，或三者的组合。

为了管理有效资源，必须在整个项目中监视和跟踪它们的性能。现代项目管理解决方案，PM提供了实时仪表板来帮助你监控项目资源。

资源管理流程

资源管理是一个持续的过程，从项目规划阶段开始，一直持续到项目结束。这被称为资源管理生命周期，它由四个阶段组成，项目经理应该了解这些阶段以正确管理项目资源。

资源计划：定义了项目范围后，你需要估计每个任务需要什么资源。不要忘记计算管理变更和实施风险管理策略可能需要的资源。

资源调度：现在你已经拥有了项目资源，你需要确保这些资源随时可用。要做到这一点，你需要简单地将你的资源时间表与你的整体项目时间表保持一致，并拥有一个可靠的供应链。

资源分配：资源分配是一个正在进行的过程，它被简单地定义为在正确的时间选择正确的资源来完成项目任务。例如，在创建资源调度时，需要确定关键任务的优先级。

资源利用：资源利用是一个持续的过程，记录项目中实际使用的资源。这个信息很重要，因为其反映现实。

资源管理技术

在项目执行过程中，项目经理实施以下资源管理技术来预测、计划、分配、分级和优化资源。

1.资源预测

项目经理必须尽最大努力估计项目需要什么资源，以及这些资源需求如何与组织当前的计划相适应。为此，必须定义项目范围，以确定所有项目任务及其所需的资源。

2.资源分配

资源分配包括评估可用资源、能力、资源进度和需要完成的任务，以找到拥有最相关技能的团队成员，并确保他们在需要时拥有所需的所有项目资源。

3.资源利用率

仔细的资源规划与资源跟踪同样重要。项目经理需要跟踪资源利用情况，以发现任何没未能有效利用的资源。然后他们可以简单地重新分配这些资源或对资源管理计划进行更改。

资源管理工具

这些是项目经理用来应用资源管理技术规划和监控项目资源的工具。

1.资源管理计划

就像项目管理的所有其他方面一样，当安排资源时，会希望首先从资源计划开始。这是构建管理流程的基石。详细列出你认为完成项目所需的所有资源，越详细越好。

确保包括必要和非必要的人员和设备。最好对物品使用进行计划，而不是在最后一刻争先恐后地购买昂贵的设备并支付高价。简而言之，资源规划就是财务规划。

2.责任分配矩阵

列出并整理好你的资源后，就可以开始定义对完成项目任务或整个项目负有不同责任级别的资源。这称为责任分配矩阵（或 RAM）。在这里，你可以明确整个项目的角色和职责。

你可以将其分解为谁负责执行哪些任务，谁拥有该任务，如果对任务有疑问，谁可以提供帮助，以及谁需要随时了解该任务的进度。

3.资源直方图

资源直方图可以用来为项目中需要留在循环中的任何人提供资源的可视化。这是查看资源分配的一种快速而简单的方法，并注意是否有任何资源分配过度或不足。

在一些项目管理软件工具中，这不仅仅是一个简单的视图。这是一种调度工具，可以根据可用性或过度分配或不足分配来重新分配工作。

4.资源管理软件

PM是一款工作和项目管理软件，可为你提供实时数据，以便在管理资源时做出更有洞察力的决策。

使用资源管理，首先设定好规则，彻底防止资源过度分配在项目计划阶段时发生。其次，在项目执行阶段，你可以动态地看到每位项目成员的负载情况，以便更好调整工作安排。

系统提供各种资源计划与使用报表，根据这些报表项目人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况，实际分配情况以及实际使用情况。

在同一个平台上，你可以进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况。同时，系统支持定义项目资源角色和资源均衡管理以更好地管理和调用资源。项目资源管理软件可以让你的团队在任何地点协同工作，共享关键信息并进行有效沟通。这种完整的可见性创建了更加连贯的工作流程，并允许以最高效率跟踪资源。总之，使用正确的工具，你可以非常准确地规划、监控和报告你的资源。