如何给你的采购订单流程提速？

缓慢的采购订单（PO）流程会削弱业务。手动系统和过时工具可能会对组织的生产力和净利润产生不利影响，无论它们看起来多么有效。因此，跨国公司有专门的员工负责管理供应商网络、审查和批准采购请求、加快采购订单、解决问题、确定新库存数量和减少过剩库存，这也就不足为奇了。

对于许多中小企业来说，这似乎无法实现，甚至“多余”。实际上，在你的营业额达到10万美元（合64.8万人民币）之前，一张电子表格可能就足以满足你的简单库存需求了。但许多营业额在10万美元（合64.8万人民币）到1亿美元（合6.48亿人民币）之间的中小企业发现，他们的库存复杂性通过更强大的工具得到了缓解。

当涉及到采购订单管理时，强大的工具带来巨大的责任。但是，中小企业能否拥有与大型企业一样的权力呢？

在此之前，让我们回顾一下典型的采购管理流程是什么样的：

○ 跨销售渠道协调库存和客户销售
○ 管理海运和运费
○ 跟踪履行情况
○ 报告和分析生成的数据

采购订单管理（或采购管理）是一项人工完成的任务——它可能会导致员工精疲力竭和客户流失。因此，大多数企业求助于订单管理系统，尽可能高效地处理大量工作，加快订单处理时间，减少错误。

这是为客户提供良好体验的关键。网购有很多选择，客户从购买到收到商品的过程是做正确的事的重要部分。

什么是采购订单周期？

采购订单周期时间是衡量采购周期时间的关键指标。这个指标以小时为单位计算周期时间，从收到采购请求排列项到向供应商发送采购订单。

这种计算应包括与采购订单处理相关的所有活动，以及数据输入、供应商确认收货所花的时间，以及确认价格和交货所花的时间。

将员工申请转换为采购订单的能力对于财务控制、敏捷业务运营和员工满意度至关重要。2006年，美国生产力和质量中心（APCQ）进行了一项研究，该研究将人工成本订单的成本定在35.88美元（合232.5人民币）至506.52美元（合3281.6人民币）之间。

这些是与人工处理采购订单相关的非常真实的成本。加快采购订单周期需要利用技术和扩大对员工的信任的策略。

如何加快你的采购订单周期时间？

1. 自动化

通过让用户和审批人即时访问系统中的请求/订单，自动化加快了采购请求的速度。技术还可以生成即时报告，允许你实时跟踪、监控和分析业务成本。

但最重要的是，技术可以为你和你的团队提供更大的可视性和对周期和审批的控制。

自动化流程提供：

○ 成本节约：你的公司和员工可以通过避免手动的无意义的任务，节省时间，进而专注于更多的增值活动。根据CAPS Research研究的数据，2014年，总的平均处理成本是411美元（合2660.2人民币）。

○ 更高的可见性：获得看得见的支出是个漫长的过程，允许企业有效管理现金流。

○ 更好的控制：那些要求付款的人只看到审批通过的成本中心和账户，赋予你的财务主管更大的控制。

○ 提高的准确性：你消除了错误的机会，如复式记账。此外，技术平台内部的规则可以避免常规错误。

○ 遵从性：工作流可以根据你的业务规则进行配置，并符合你的采购订单和供应商策略。

关于如何利用技术缩短审批链并获得流程控制的例子：

○ 与供应商签订特定项目的合同，使其获得“预先审批”。

○ 将预算设置为员工可见，看看不同的团队和部门是如何超出预算的。

○ 在流程中增加2-3人作为观察者，而不是审批人。这样，没有人会阻碍进程，当问题出现时，观察者可以介入。

○ 建立工作流程

2. 供应链优化

如今，供应链是一个由人、流程和技术组成的复杂生态系统。

以前，大公司和企业会希望巩固他们的供应商基础，协商更大的合同折扣，并鼓励员工从这个首选的供应商候选名单中购买产品。但由于产品波动剧烈，供应商整合或许不是最好的选择。相反，你会希望供应商多样化。

然而，优化需要分析供应商支出、能力和绩效，同时保证质量。回顾你的核心优势，并将所有其他活动外包给专业的供应商合作伙伴。

提高完成率和产品在采购点的可用性，确保精益供应链，提高利润率和盈利能力。今天，技术允许协作和实时响应。

直观的电子采购软件8MSaaS SRM可让你轻松实时监控每个采购订单的进度。此功能将帮助你简化采购订单管理流程，并避免可能导致业务运营中断的问题和阻塞。

像8MSaaS SRM这样的订单管理系统有助于：

○ 通过销售渠道处理任何货币的订单和付款；
○ 向仓库或3PL发送订单明细；
○ 匹配离产品目的地最近的仓库；
○ 即时更新各销售渠道的库存；
○ 跟踪订单进度，让客户和公司都能看到；
○ 预测需求和库存量，以便在需要补充库存时发出提醒；
○ 与其他应用和平台集成，连接会计、发票和支付处理等管理功能。

采购订单是企业的日常方面。如果管理不善，可能会导致延误、延迟交付、超支，让各方都感到沮丧。

8MSaaS SRM云平台将创始人从创建业务的运营挑战中解放出来（特别是作为采购订单管理），你的团队可以将更少的时间花在采购订单管理的行政负担上，而将更多时间花在增值任务上。现在即可申请产品免费演示。