六大采购欺诈迹象提醒你采取行动

采购欺诈发生在一个典型的安排中，采购经理或其他指定的员工将合同授予供应商以换取好处。由于这种不道德交易，企业遭受数十亿美元的损失。美国注册欺诈审查员协会（ACFE）估计，企业每年因欺诈损失的收入高达5%，全球损失达3.7万亿美元。

识别采购欺诈的方法

如果你要解决采购欺诈问题，恐怕没有比加强警惕更好的办法。在警惕范围内，有一些预防措施可以被认为是采购欺诈的解决方案。下面整理了六种常见的采购欺诈和迹象，提醒你发现后及时采取行动。

场景1

采购欺诈最常见的一种行为是贿赂。贿赂是中标项目的承包商给予采购部门中有影响力之人的一种激励。该金额范围在供应商赢得的合同总价值的5%-20%。在某些情况下，这种贿赂不一定是原始的财政交易，而是实物，包括但不限于昂贵的礼物和任何性质的表示。
○注册的产品/服务与所支付的价格的价值产出不匹配
○与你的组织签订之前没有任何合同的供应商
○采购部门成员享有金钱津贴或其他在他们早期生活方式中缺失的特权

场景2

可能会有许多有待清理的虚假票据，这些票据大多是供应商提交的重复发票或虚报发票。这些假钞耗费公司的资金，直接指出一些正在进行的不法行为。
○对商品/服务的发票记账不当
○共享相同的采购订单号或相同物品的多个发票
○由模仿公司现有付款规则的指定授权机构提前进行支付审批

场景3

你会看到一些供应商的报酬高于标准市场价格。供应商提供超出需求的商品/服务。供应商在现有的入职参数方面也不合格。由于对投标人有利的决定因素的定制化，打击这一不法行为具有挑战性。
○接受质量低于标准的商品/服务
○支付高于市场标准，没有协商或不恰当的协商
○授予与商品/服务不符的合同

场景4

如果投标信息泄露、逾期接受投标或对已结束的投标进行重新招标，都是严重的腐败。你在采购部门中有一个帮犯，他会促进串通投标，以较低的报价为补充投标提供建议，并周期性地影响投标人的中标。
○超过截止日期允许投标
○最后一个投标人为最低投标人
○以不明理由拒绝合格投标人

场景5

员工没有给出适当的理由。他们影响采购小组的一名成员购买商品/服务，以换取现金或实物礼品。任何不符合公司利益的服务/商品都会导致利益冲突，因此被视为欺诈。
○投标人与买方之间的利益交换
○员工和买家之间不专业的距离
○获取服务/商品对公司没有帮助

场景6

在采购欺诈中，有好几层欺诈。一是损害商品/服务的质量，二是过于充分地隐藏投标中的质量方面。因此，劣质商品/服务的交付会影响最终产品。一个不道德的供应商有几个杂务人员利用买方的善意，最终可能会在买方不知情的情况下违约。
○重复支付现金和应付账款
○未到期的预付款请求
○威胁根据合同终止条款没收供货

利用正确技术及早预防采购欺诈

采购团队和全体员工都需要保持高度警惕。无论指定或权限如何，都必须遵循标准协议。执行标准化的一个好方法是升级现有的ERP系统，或将现有的ERP系统与强大的采购到付款技术和安全的投标系统进行集成。

使用正确的技术进行欺诈风险评估、开放信息并共享有关供应商、采购、发票等的数据，可以提高采购流程的透明度并降低欺诈风险。具有支出管理和电子采购技术的8Manage SRM采购管理软件允许你跟踪所有交易，因此你可以放心，你对支出的可见性将使你随时了解任何危险信号。

-确保所有订单都在正确的授权级别获得批准
-实时记录采购订单的整个执行过程，所有的执行问题都可追溯缘由
-将采购订单与收据和发票自动匹配，确保你为购买和交付的相同物品付款
-记录与跟踪交付的具体进度与状态，及时解决交付过程中的各种问题
-交易数据集中在一个地方，运行采购报告并提供历史采购信息