文档管理在IT行业的应用

IT工作者的工作任务在于高效地进行软件开发或系统实施过程。然而，不论是自研还是外包，不论是在单一空间开发还是异地合作，都会衍生许多复杂的IT项目管理难题。因此，如何利用信息化系统更好地进行IT项目管理，成为IT人员在提高程序开发能力之外重要的环节。

内容管理是IT项目管理的基石

企业IT项目执行都要经历分析、设计、建置、测试、导入五大阶段。每个阶段在不同项目成员的通力合作与层层把关下，都会产生相应成果，并用文档的形式记录下来。如：

软件项目文档

软件项目文档是IT软件项目开发中的重要组成部分，也是开发人员之间相互沟通的桥梁。相应的文档数量多少、规模大小、结构复杂度与软件项目的大小和复杂度成正比。通常，这些文档对于项目开发的成功和正常维护起着重要的保证和支持作用。它们能为项目维护工程师提供“项目”相关的资料和知识库，为项目管理者提供项目计划、预算、开发进度等各方信息。同时，可作为最终用户或管理员的用户手册，使用户知道如何使用、维护及管理系统。

软件开发文档

开发文档主要用于描述软件开发过程，包括软件需求、设计、测试以及质量的一系列文档。同时，也包括软件的详细技术描述、程序间逻辑关系、数据格式和存储等。这类文档起到的作用包括：

• 是软件开发过程所有阶段与阶段之间的通信工具，记录生成需求设计、编码和测试的详细规定和说明。

• 可描述开发小组的职责，定义开发过程中人员的角色及做什么，以及事项如何做、何时做。

• 用作检验点，允许管理者评定开发进度。如果开发文档丢失、不完整或过时，管理者将失去跟踪和控制软件项目的一个重要工具。

• 形成了维护人员所要求的基本软件支持文档，可作为产品文档的一部分。

• 记录软件开发的历史。

软件产品文档

产品文档主要规定关于软件产品的使用、维护、增强转换和传输信息，是管理者的指南，可帮助管理者监督软件的使用。此外，宣传资料用于通告软件产品的可用性、详细说明及功能运行环境等。主要有以下三种作用：

• 为使用和运行软件产品的任何人规定培训和参考信息。

• 便于未参与该开发项目的程序员进行维护，使软件增强或变更软件。

• 促进软件产品的市场流通或提高可接受性，让用户利用软件输入数据检索信息，解决问题。

软件项目管理文档

这种文档建立在项目管理信息的基础上，是从管理的角度规定涉及软件生存的信息。如：

• 开发过程每个阶段的进度文件管理。

• 软件变更情况的记录。

• 相对于开发的判定记录。

• 职责定义。

可见，IT项目管理过程中文档众多，需要更有逻辑性的管理体系。此外，在软件项目过程中，程序设计人员完成某程序后，必须经过其他项目人员或主管的确认与许可后，才能上线让使用者测试，测试无误方可发布到网站上提供给使用对象。由于人工操作会造成延误、遗漏、反复、责任不清等情况，从而导致效率低下，特别是在需要修改的时侯，更可能因犹豫版本错误而导致资源浪费。那么，企业需要建立一套文档标准化的流程，使得工作更加效率化，以避免以上问题发生。同时，各项目负责人也能够确切掌握文件或程序的审核状态，群策群力地促进项目发展。

开始云—内容密集型IT项目的强力后盾

对于会产生大量内容的企业内部软件开发或系统实施项目，绝大部分企业还未采用相应的文件管理工具。很多企业内部的IT项目仍基于以往的信息系统与知识基础，但这种传统的工作及管理方式，必然会造成经验无法分享、资源不能重复使用、项目成员沟通不善等情况，最终造成项目进展缓慢。开始云内容管理平台能合理的管理从文档的形成、文档归档存储、文档查询、文档分发、文档安全和文档审查6大环节，可帮助开发人员梳理以下流程：

• 确定文档管理角色：可自定义参与文档管理过程的成员，即对单个用户进行授权。同时支持对单个文件进行上传、下载、在线预览、编辑等授权。

• 分析文档用途：确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。

• 规划文档组织结构：规划文档库，规划如何在各位置之间存放、移动内容，如可根据IT软件项目组、项目名等进行组织结构规划。

• 规划内容控制：为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。

• 规划工作流：为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，可以跟踪文档在团队成员之间移动的方式，如开发者到项目组长，再到项目负责人进行文件的审批。

• 规划策略：对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，便于后期文档的查询和借鉴，以及大数据分析。

开始云企业内容管理系统可以帮助IT开发人员获得所有文件管理的核心功能，除开发、检阅、传送、保存外，还能够提供版本控制、检索、状态变更与消息通告等重要功能。

利用开始云建立协同式文件管理，可以对内容密集型IT项目提供有力保障。首先，可以建立企业协同作业和文件管理的机制，为项目相关人员建立了一个虚拟的工作空间，能够集中地存放所有项目文件、模板、邮件、参考文件等。其次，所有项目完整历程中的内容都能够被系统地有效分类与储存，查找便利，也使得之后的项目文件产生变得更加简单而快速，大大减少协调沟通的时间，缩短项目开发周期，从而提升企业生产力。

您也可以关注我们的官方微信公众号（ID：ctoutiao），给您更多好看的内容。