电子采购流程是如何运作的？

常见的电子采购流程如下：

1、用户需要产品或服务

采购流程从发现或预测用户的物质需求或服务需求开始。他们使用电子文档，如请购单、常规的重新订购系统，或通过预测和客户订单来确定需求。有时，在新产品开发过程中确定的材料需求也会促进采购需求。

2、采购审批（和供应商评估）

根据采购的规模和性质，这个阶段可能会有不同的步骤。如果这次采购是新的采购，那么会对供应商进行评估，确定哪个供应商是公司的最佳选择。

如果之前已经购买过该产品或服务，那么供应商可能已经确定。不过，部门主管和其他个人可能需要在向供应商发送采购订单之前批准此次采购。

对于小型采购，例如办公用品，电子采购系统通常允许带有小请求的请购单，无需从公司的另一个人那里获得审批就能采购某产品。如果金额超过用户生成采购订单的权限，在请购单成为采购订单之前，请购单会自动经过必要的审批流程。

如果请购单申请没有现有供应商的较高金额的产品，那么采购部门可以从潜在供应商那里获得报价或投标。采购将报价请求（RFQ）)或建议请求（RFP）发送给供应商，并邀请他们为采购合同提交投标。

对于较大的采购，可能需要详细的评估。这发生在确定采购需求存在之后，然后制定材料规格。
对于已确定供应商的常规和标准产品需求，不需要对供应商进行评估和选择，审批流程可以继续进行。然而，任何新产品的潜在来源，特别是那些复杂的产品，都需要进行彻底的调查，确保采购部门只评估合资格的供应商。

3、投标、谈判和供应商选择

此步骤仅发生在没有现有供应商的采购，或现有供应商不再能满足您的需求时。一旦采购部门在评估过程中完成了所要求的活动，就会进行最终的供应商选择。选择供应商是必不可少的活动之一，因为在采购周期的这一阶段犯下的错误可能会对净利润造成重大影响，还需要用很长的时间来纠正。

在收到投标并进行谈判后，采购团队选择供应商，并通过采购审批流程授权采购，该流程由电子采购系统自动完成。

4、采购审批

一旦选择了供应商，或收到了请购单，采购部门会通过创建电子采购订单授予采购批准。电子采购系统允许用户创建请购单，这些请购单会根据在设置中创建的审批规则自动通过审批流程。一旦请购单通过审批，它会自动转换成采购订单，以节省时间和精力。

采购订单详细说明采购相关的所有关键信息，包括数量、项目、质量要求、价格、交货方式、交货日期、采购订单号、订单到期日和送货地址。

5、发布和接收采购需求

在采购周期的这个阶段，采购需求以有形的方式传递。有些组织选择提交电子订单，而其他材料则通过邮件或传真提交。使用电子数据交换(EDI)有助于缩短订单周期时间。运输和接收流程需要其他相关文件，这些文件也可以做成电子的，比如提货单、材料装箱单和验收单。

6、持续监控供应商绩效

你不应该因为去年找到了某一特定产品的最佳供应商，就认为他们永远是满足你需求的最佳供应商。确保你一直与最佳供应商合作的其中一个方法是，在授予他们合同后跟踪他们的绩效。

如果你发现他们总是延期交货，或者缺斤少两，或有其他问题，那么很明显他们影响了你与客户做生意的能力。重要的是投资持续评估，确定改进机会或识别供应商没有履行承诺的情况。

如果你没有正式的评估，你就很难了解供应商的绩效。如果没有评估系统，你就没有必要的数据来支持未来的采购决定。

电子采购工具

在你的组织中进行电子采购的第一步是选择和实施电子采购解决方案。

8Manage SRM采购管理工具操作简单，功能却很全面。该工具可对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，从需求到交付，对企业采购执行过程进行科学管控。

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○ 集约式与分散式采购
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你可以按类别、供应商、地域或业务单位查看支出，以便更轻松地进行分析。使用数据寻找可以加快审批时间、管理更多支出并监控供应商绩效的机会，所有这些都可以通过SRM一个平台完成。