如何解决项目文档管理中的复杂性？

企业的项目多文档管理混乱，很难找到过往文档资料参考。企业过往的经验是企业有价值的资产，可以减少员工犯同样错误的几率，员工也可以从累积的经验中形成核心竞争力。过去由于缺乏科技的支持，文档管理沉闷且困难，但今天的科技已经解决了这个问题。

1.应视项目文档为数据字段而非文件

在传统的项目文档管理系统中，文档有些“不客气”地转储到文件夹和子文件夹中，而在 8Manage PM：电子文档管理中，每个文档都被上传到指定的媒体字段。这使得该文档更有可能具有指定的目的，并在添加另一个文档之前进行规范思考。此外，具有表示特定类型文档的字段可以将这些内联包含在相关工作流程中。

重要的是，要提醒负责检查的人员，在工作流的上下文中让他们使用此绘图。通过将其作为媒体字段包含在检查应用程序中，我们能够使其成为每次检查不可或缺的步骤——始终如一。

2.将项目层次结构与文档层次结构结合起来

另一个认识是具有两个不同层次结构带来的挑战：一个用于管理项目，另一个用于管理文件共享系统（如 8Manage PM：电子文档管理）中的文件。拥有两个独立的层次结构自然会给项目经理带来额外的工作。我们决定项目文档不仅需要被视为有价值的数据字段（媒体字段），而且需要与项目层次结构联系起来。通过这种方式，每个项目属于哪个文档以及项目经理需要去哪里更新每个文档将一目了然。这也为我们提供了新的能力，让子项目可以从父项目或部门继承某些标准文档。

3.标准化文件结构但允许项目级别的灵活性

由于 8Manage PM：电子文档管理允许在文档和公司层次结构（部门、区域和项目）之间建立联系，因此可以创建每个项目都将继承的标准文档“清单”。此外，我们设计的结构允许各个地区或项目向该标准清单添加新媒体字段，这些字段表示仅与他们特别相关的文档。

4.使文档成为工作流的内联部分

访问某些文档（例如，产品文档）或上传其他文档（例如，合同）是许多工作流程中必不可少的步骤。当项目人员使用8Manage PM执行项目工作流时，他们可以从工作页面参考或上传文档，不必再跳转到文档管理子系统操作。至于组织的管理部门 （例如，财务、法务）人员，即使他们并非任何项目的成员，他们仍然可以按权限从 8Manage PM：电子文档管理看到与他们工作相关的文档 (例如，合同)。

5.结论

8Manage PM：电子文档管理 为上传、组织、管理和分发项目文档和文件提供了一种强大而灵活的方法。这种方法旨在克服项目经理在使用传统的基于文件夹的项目文档管理系统和工具时面临的主要挑战和缺点。

总结

项目管理中涉及到大量的文档，管理好项目的过程中的各种文档是项目达成最终交付很重要的一个方面。而8Manage PM还能把每个项目要完成的内容，分解成一个个可控的小任务，再将任务分解为具体的工作，分配给对应工作人员。分解后的项目结构清晰、直观，并且，可一时间轴涵盖整个项目管理的全生命周期，覆盖项目启动、计划、执行、监控、完工等管理过程，确保把控整个项目流程，提升团队整体的协作能力和工作效率。