酒店电子采购方案：酒店采购全周期管理，实现数字化采购

挑战

从采购和供应链管理到战略性收购、客户服务和关系建立，招采的作用在特定的机构中可能有很大的不同。然而，对于酒店业等市场而言，招采和采购经理几乎在各层面都与企业的成功息息相关。

在酒店领域，招采占据特别重要的地位。它不仅能有效供应机构，从客户服务功能上讲，还能通过最优质的产品和服务创造价值。在数字时代，传统酒店发现自身已经陷入激烈的竞争中，竞争对象是 AirBnB 及类似服务机构提供的新型精品式住宿。传统酒店努力在不牺牲质量或用户体验的前提下削减成本。

电影院、度假村、邮轮、娱乐和酒店招采专业人士面临令人怯步、但并非无法克服的挑战。熟悉这些问题和解决方案，你就能简化招采流程，最大限度地节约成本，并在保持竞争力的同时创造持久的价值。

酒店招采机构经常面临的四大挑战

就像在现代市场购买商品和服务的所有实体一样，酒店业面临常见的招采问题，并且需要可靠且具有成本效益的解决方案来解决它们。

1、电子招采软件集成不充分（或没有）

酒店用品、家具、固定装置和设备及酒店运营的招采到付款流程管理。供应链管理和供应商关系发展。降低运营成本，支持酒店管理。

如果没有集中的电子招采系统来支持这些招采功能，即便是最有经验的招采经理也会发现他们面对的不仅仅是潮汐，而是麻烦的浪潮。未能找到和集成能够满足机构特殊需求的电子招采软件包，这可能会带来灾难性的后果，比如采购订单丢失或重复、从办公用品到关键服务出现异常支出、错失与供应商建立战略合作伙伴关系的机会，而这些机会能更进一步节约成本。

在酒店行业，那些集成了实时集中的电子招采系统的酒店，它们很快就会发现它们所有交易完全透明，异常支出减少或消除。

使用为计划和供应链管理提供信息的分析学，支持：

-评估和加强供应商关系

-收获更短的商品配送时间，最高质量的产品，最优的价格

-有效的预测和规划

-对基本服务的内外部来源支持加强控制，包括业务流程外包

-用户友好型自助服务，用于常见的采购活动

-极大提升文件和订单的处理效率

更棒的是，电子招采系统创造出将其他常见问题最小化的环境，无论它们是供应一家酒店，还是供应数百家酒店。

2、需求计划不周全

像酒店业这样的季节性行业，权衡购买多少与何时购买商品或服务的挑战大大增加。客户需要最优质的产品和服务，你不想冒失去客户的风险，那你可能会花更多钱来确保客户服务不受影响。另一方面，如果你在价格比较实惠时囤积商品，但商品没有被使用过（如果商品容易腐坏或过时），你实际上就浪费了钱财，或者浪费了时间和人力来处理你不打算使用的存储空间。

为了就需求做出计划以及获得最优价格，你需要有确定公司何时及如何使用商品与服务的能力，同时为实时补进存货和续订制定智能可调的策略。

软件解决方案支持更好的支出管理，提供关于客户需求、产品可用性和现金流季度趋势和年度趋势的重要见解。你可以及时做出具有成本效益的相关决策，满足业务需求（以及为底线添加最大的成本节约），同时不损失价值。

3、关系管理无效

你的供应商是否与了解业务需求的同事很熟？或者他们只是密码文件——仅仅是电话那头的声音或互联网屏幕上的声音？与供应商建立牢固的关系是构建成功酒店业务的关键。如果没有这些关系，你可能会错失特殊交易、批量定价、甚至是独家合同，这些不仅能节省成本，还能为企业的短期目标和长期目标创造强大的价值。

在一个由富有成效的健康关系所定义的行业，电子招采系统使数据收集和利用变得更容易，有助于在整个供应链中建立互惠关系。战略伙伴关系很容易就能让客户满意，还能通过卓越的商品、服务和客户支持创造价值。

4、关注省钱而非价值

在完美世界，最优质的产品和服务应该是充足实惠且免费配送的。但在现实世界，高昂的成本和紧缩的预算可能会吸引人们关注最低价格，而非提供满足客户期待与需求的产品和服务。然而，长期成功的关键在于招采服务，该服务旨在跟踪和利用机会，创造真实持久的价值，而非短期的成本节约。

所谓的“便宜货”很少是便宜货，它们可能质量不过关，更容易出故障（和需要更换），让客户心生不满，引起客户流失，也可能带来昂贵的公关问题和最低的利润。如果电子招采软件是招采流程的核心，那么你就能轻松跟踪和满足客户的需求和期待，用可能最优的价格购买最高质量的产品——尤其是在你还关注建立供应商关系的时候，这种关系能够给你带来节约成本和创造长期价值的新机会。

持续取得成功

与其他行业相比，招采在酒店业的作用可能更大，但管理起来并不会更痛苦。使用正确的软件、战术和战略型招采服务方法，致力于建立为企业创造价值的强大的供应商和客户关系，理解和战胜招采挑战就会变得更加容易。

解决方案

像 8Manage 电子招采 这样为酒店量身定做的电子招采软件，提供基于网络的动态采购自动化，帮助企业管理复杂供应链和广泛运营。这些解决方案包括请购单创建、审批流程、供应商目录、订单生命周期管理、供应商自助服务门户、预算管理、接收和执行、支出分析等功能——所有功能都集中在一个实时平台上。

电子招采功能还能通过以下方式改善酒店公司的招采业务。

数据集中  

8Manage 电子招采 将所有支出集中于一个平台，审批人能够实时查看正在开展的采购，采购员能够快速查看变更的与预算、供应商和目录相关的数据。由于这种连通性，高层管理人员能够从更广阔的有利视角深入了解财务活动。8Manage电子招采易于采用，其综合预算管理、电子招采和管理会计支持集中管理与控制。

全面控制  

跨多地管理开支不仅取决于活动可见性，还需要对活动进行实时控制。8Manage 电子招采在招采许多领域提供广泛的控制，包括审批流程。由于这种控制，管理员能够创建详细的布线和审批结构，进而快速发送文档，维护敏感财务数据的安全性。企业能够基于某些参数设置采购限制，比如金额门槛。机构还能配置对系统基于角色的访问，或根据支出类别限制某些采购。这些控制能够覆盖所有地点和所有用户。

灵活的供应商目录  

8Manage 电子招采提供强大的供应商目录，帮助企业选择最适合且最优惠的项目与服务。电子目录功能就像网上商城，给用户提供各式各样的商品，附有大量细节和具有竞争力的定价。目录支持从目录选择中创建请购单和采购订单，这比手动的非目录请购单更准确、更加符合要求，因为它们与供应商合同集成和/或由供应商维护。8Manage 电子招采的设计目的是在目录中提供更多互动、对用户更为友好的购物体验，从而与亚马逊等网站进行竞争。

获取供应商产品最具创新性的方法是 Punch-out 目录。Punch-out 目录由供应商维护，在8Manage 电子招采之外托管，但与用户的ERP集成，旨在将采购信息快速传回托管系统。Punch-out 目录对于酒店公司来说很有价值，因为这个解决方案支持供应商维护产品信息和价格，同时支持申请人在供应商站点购物并将产品数据推动到自己的系统中进行审批。鉴于酒店行业管理的商品数量和支出数额，这个解决方案尤其具有吸引力。

预算管理支持  

跨多地控制支出的最佳方式之一是使用和遵循严格的预算。根据酒店行业的需求量身定做的 8Manage 电子招采 支持机构在支出产生之前了解采购对预算的潜在影响。如果支出超出预算限制，该解决方案会显示警告的图标，或通过专项审批流程发送采购申请。

供应商控制  

8Manage 电子招采提供先进的自助供应商门户，使买家和供应商能够相互沟通与协作。自助供应商门户支持供应商接收采购订单、发送提事先送货预告、检查发票状态和付款状态、更新配置文件和付款信息。此外，许多门户网站还提供争议管理功能，支持供应商与酒店公司合作完成协同计划并互动解决问题。总而言之，供应商门户有助于加大酒店公司对供应商的控制力度——无论是地理位置、供应商类型，还是沟通频率。

计和分析  

除了提供采购活动的实时可见性外，8Manage 电子招采 还提供平台上所有活动的历史可见性。审核跟踪记录覆盖整个采购申请和采购生命周期，管理员和审批人能在任何时间实时查看审批状态和订单状态。这消除了经常在手动流程中出现的P2P生命周期中的盲点，有助于在未来的审计中遵守法规。使用 8Manage 电子招采的内置报告和分析工具，可将招采数据用于支出分析中。这样高层管理人员就能更准确地开展财务预测和其他战略性活动，带来更大的影响。