企业如何避免项目失败

虽然项目管理并非纯科学，没法保证绝对成功。但项目经理的成功与否是相对而言。这如同三个人被一头狮子追，心里认为自己不可能跑得比狮子快的人自然会腿软，心里认为只要跑得比旁边那人快就有机会生存，自然就会加把劲。

当你查看项目失败的常见原因列表，你会想克服全部困难似乎很难。当你了解到很多有经验的项目经理年轻时电脑 CPU 很慢而且依赖不了当时的科技来管理项目执行，你就会留意到类似下面的统计：

• 44% 的经理不相信在项目管理中使用软件（Hive，2020）

• 35% 的项目经理使用 MS Excel 来制定资源计划（Wellington，2020)

你会明白使用现代技术软件可以处理大部分问题。当然，你仍须做好以下两点：

• 有工具的傻子还是傻子，故你不能是傻子。在你接受项目经理的工作之前，你必需要受过合理的培训并决心做好工作。

• 如果你的项目从来没有确定一组可测试的需求，那么你当然无法在时间和预算内完成承诺。你需要在项目开始实施之前记录一组可测试的需求并建立基线。  

PPM 能帮助你避免以下常见问题的发生：

定义不切实际的活动截止日期

8Manage PPM 的活动时长和截止日期需要由上而下和由下而上共同定义，能最大程度地减少计划与执行的不一致。如果活动在执行期间因突发事件而导致计划与执行发生偏差，系统能第一时间侦察到，而第一时间的沟通/警报要求项目经理和活动负责人第一时间解决。虽然系统不能阻止突发事件的发生， 但它能利用它的沟通/警报能力在第一时间解决偏差。

资源分配和管理十分复杂

即便只是一个资源的一周时间都能被划分多次，然后被分配并使用在多个任务上。如果出现资源冲突，受影响的资源又要被重新划分，计划、分配和使用。 试想想 50 个资源，每 50 个资源需要 2500 倍的时间完成上述划分、计划、分配和使用，手动数据输入或其他重复性任务占用越来越多的员工时间。在如此大的范围内，手动任务越来越容易出错。

8Manage PPM 能够自动执行这些手动任务，减少出错的可能性，并让员工腾出时间来完成其他任务，带来更精简和高效的劳动力。

缺乏细节监控 

监控对于项目的成功至关重要，即使同时了解多个项目的细节也可能非常具有挑战性。

8Manage PPM 能够实时监控项目的每个细节，实时提供精准信息让你了解项目的进展情况、是否按计划进行以及预算是否在可控范围内。如果与最初的计划有分歧，你仍然可以加以纠正。

缺乏透明度

参与项目的每个人都必须拥有完整的项目可见性，以免项目失败——不仅是项目经理，其他团队成员也是如此。 

这包括清晰的沟通、良好的文档管理和任务状态的透明度，所有这些都可以通过 8Manage PPM 的全数字文件来实现。

缺乏沟通 

沟通是良好项目管理的关键。如果没有像 8Manage PPM 这样的工具，让团队成员和项目经理一开始就进行互动，就很难实现有效的沟通。

范围蔓延 

在项目失败的方式中，一个非常常见的方式是范围蔓延。8Manage PPM 的变更管理在项目开始时准备就诸， 当项目发生需求变化，利害关系人只需发出变更请求，系统适当记录变更并分析影响，再走预设流程，由变更委员会审批和指派执行人。

变更管理需要利害关系人同意变更和影响，若影响无法接受，则变更被推翻，利害关系人从中作取舍。