实务解析 | 电子招标业务工具箱的应用研究

招标网 2022-11-16 15:58 抢发第一评

编者按：

随着信息产业的不断发展，借助专业化工具对招标业务进行全流程化的管理已是行业内的迫切需求。本文主要通过对招标信息化发展现状进行分析，结合招标管理的工作特点，探索信息化工具在招标投标活动中的应用场景，并提出推行集成信息化工具的招标业务工具箱的建议。

信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等与人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大地提高各种行为效率。具体到当下，信息化就是通过借助传统计算机的信息管理功能并结合近年发展迅速的云计算、大数据及人工智能等新兴技术，把繁琐的工作通过数字化处理，或基于数据化直接调用或指导到工作中。在招标投标行业中推行一套集成信息化工具的招标业务工具箱已成为必然的发展趋势。

一

当前招标信息化发展中存在的问题

虽然信息化发展取得了一定的成就，然而，相对于其他行业与互联网、大数据、人工智能等的融合程度，招标行业还存在一些不足：一是招标过程的电子化程度还不足。电子交易平台主要关注的是招标投标交易过程，其涉及的功能模块很难覆盖整个招标过程；二是信息互联互通和数据共享共用还存在很大差距。由于管理的相对独立性和信息化发展的不协调性，各系统间目前大多还处于独立运行阶段。比如各电子交易平台之间，电子交易平台与企业管理信息系统、工商信用信息公示平台、建筑业企业监督管理平台等系统之间的信息交互还没有完全实现，这使得信息的传递和数据的运用受到了极大的阻碍；三是招标投标数据库的应用不足，没有发挥出大数据分析所能带来的便利以及为招投标各方提供更好的决策支撑。以上不足，为推行招标业务工具箱提供了条件。

二

信息化工具在招投标活动中的应用场景

1.为招标人提供前期咨询

招标人是整个招标活动的主体，招标活动由其发起，最终目的是为了实现招标人的目的，其在整个招标活动中起着举足轻重的作用。但由于有些招标人的招标知识缺乏，加之招标本身具有很强的专业性，在招标准备工作中相对效率较低；同时，招标人虽然是最了解项目需求的主体，但是在项目需求转化为招标需求的过程中，却常常出现所设置的招标需求无法符合项目实际所需的情况，严重影响招标目的的实现。

通过配置信息化工具，可以为招标人提供更好的前期咨询并辅助招标方案的编制。首先，在招标准备工作中，信息化工具可以提醒需求缺失，并对准备的方式方法和内容起到协助智能优化作用。通过信息的共享和有效的沟通，可以为招标人提供招标相关内容的合理咨询；对于招标需求设置，工程项目可借助完备的建筑信息化模型（BIM）技术，将全生命周期中各个不同阶段的工程信息和资源等庞杂且专业的内容集成在一个模型中，成为可视即可得，化繁杂为简明，为招标人的招标需求设置提供便利。对于产品类项目，可以使用计算机辅助设计(CAD)技术形成的结构数据，与产品数据管理(PDM)技术或产品生命周期管理（PLM）技术相集成，并通过集成产品开发（IPD）技术形成的信息智能化成果，实现简明且真实反映招标项目需求的目的。

2.为招标代理机构提供业务管理支持

招标代理机构在具体招标项目的实施过程中须执行一系列的法定程序。通过配置信息化工具，可以实现前期招标需求到招标文件的直接引用，即在形成招标需求的过程中，自动形成招标文件。还可将目前的招标文件进一步模块化，形成固定约定、客观应答和主观应答三个部分。固定约定和客观应答部分，如同考试的机读卡阅卷一样，自动判定结果。主观应答部分，可借助计算机和人工智能的逻辑分析能力辅助评判，此举不但提高了评委等参与各方的质效，还可以辅助解决评委专业知识不足等问题。

3.为投标人提供投标智能支持

就目前来看，有些投标人会因标书制作人员因疏漏、粗心等原因，导致投标文件无法满足招标文件实质性条款而被否决掉。通过配置信息化工具，可以方便地实现信息精确获取；针对投标应答，在工具的辅助下，完全可以实现投标应答的配对检索，减少甚至消灭人为失误，杜绝因此情形其投标被否决的情况。此外，智能化时代对信息和数据的分析，甚至可以为投标人提供中标概率参考，为投标提供智能化支持。

4.为招标投标各方提供信息共享共用的平台

信息的共享共用，不但可以提高招标行业人力及软硬件资源的利用效率，而且对于目前存在的各类投标造假、围标串标等行为也将起到抑制作用。目前国家已开放了“全国建筑市场监管公共服务平台”“企业信用信息公示系统”及“全国增值税查询平台”等平台供公众使用，各单位的资质情况、信用情况以及业绩情况等，都可以通过信息的共享共用得到客观证实。

通过配置信息化工具，建立公用接口实时获取并根据需求推送相关信息，进一步提升信息的共享共用效率。在部分电子交易平台没有完全开放对外数据共享接口的情况下，可以按需通过与内部工具实现一对一匹配获取信息。当投标应答与实际不符时，系统自动报警并提示；对于不诚信投标人的处罚，也可作为共享共用的信息，经审核后上传至云数据库并运用到以后的招标投标活动中。

在智能化趋势下，随着人工智能的飞速发展，庞大的数据积累到一定程度，智能系统通过不断自我学习完善，终将具备类似人脑的思维。通过智能分析，可将招标人的需求，甚至是招标项目的实际所需，和市场情况作出智能匹配。而人所要做的工作，可能仅仅是确认结果。

三

推行电子招标业务工具箱的建议

电子招标业务工具箱整合招标日常业务管理相关的一系列工具，其定位为电子招标投标交易平台的辅助工具。也就是说，交易平台没有覆盖到的一些业务管理应用模块，可由招标业务工具箱进行补充完善。经过了前文的应用场景分析，本文建议推行的招标业务工具箱将包含九大基本工具。

1.招标前期咨询工具

招标前期咨询工具可以快速准确地将项目需求形成招标需求，并记录在工具所附带的数据库中。招标代理机构借助咨询工具的实时沟通记录功能，提取数据库的基础数据了解招标人需求并进一步与招标人取得联系，辅助招标人进行相关资料的查询，并给招标人反馈合理化的建议。

2.招标方案生成工具

招标方案生成工具可以便捷共享招标项目信息，为招标策划提供技术支撑并通过模板的编辑选择，设置项目相关的关键信息，形成招标方案一键生成。

3.招标文件生成工具

招标文件生成工具可以快速地识别招标方案的技术参数要求，按照商务、技术的不同专业要求，分章节分职能协同检查确认，为招标人准确地生成招标文件，并对关键评审条款信息进行格式化存储，同时固化专用表单，例如开标一览表，分项报价表等，为投标文件的生成提供信息支撑。

招标文件生成工具可分别对招标文件中的变量和招标文件模板进行管理，支持招标文件、资格预审文件按照章节进行编辑。

招标文件生成工具引用的专用表单和评审条款，支持按照不同分类规则建立专业信息库。专用表单可由业务人员灵活自定义，支持按照分类选择专用表单组。评审节点及评审细则由业务人员自由组合选择，覆盖综合评估法和经评审的最低投标价法等多种评审方法。招标文件生成工具可引用历史类似项目的专用表单和评审条款，方便进行数据复用，提升采购人员检查生成招标文件的速度。

4.投标工具

投标工具可以及时准确获取有效的招标文件信息，通过投标工具软件快速地编制投标文件，对可结构化、数据化的内容进行离线专用表单填写，并在编制时与招标文件的各条款相关联，准确响应招标文件要求。同时通过软件的智能纠错功能，及时发现投标文件中的缺漏项等错误，提高投标文件的质量。

投标工具满足对投标文件有效性、安全性的要求，同时考虑文件的专业性，支持对投标文件按照商务、技术、价格等不同章节进行专业化编辑。投标人借助CA对投标文件进行单页或多页电子签章，保障投标文件的合法有效；投标人对已关联的投标文件进行离线加密，保障投标文件的安全性。

5.评标工具

评标工具满足智能辅助评审的要求，借助技术手段精准查找与招标文件要求相对应的投标文件，快速对比，精准打分，并自动按照设定的价格评分公式进行计算。评标工具具备对工程量清单一键清标的功能，能准确识别清单中的填报错误、缺项漏项、不平衡报价等。评标工具应结合其他信息，如投标人投标机器码信息、投标人投标文件信息，进行辅助围标串标分析检测，提供文本相似程度、法人关联关系等内容，辅助专家进行围标、串标评判。评标工具按照评审规则进行评分汇总，自动排名，进行中标候选人推荐。内置的评审报告模板生成评标报告，评审专家借助CA或手写板进行签字确认。评标工具支持远程异地分散评标模式，借助技术手段开展评审专家的抽取和身份认证，保障评审过程得以有效监督，支持对评审结果远程确认，从而保障远程异地评标的有序开展。

6.监督工具

监督工具包括对招标采购全过程的监督、重点环节监督（组建评委会、开标、评标等）、归档材料调阅查询、异议投诉处理监督等。监督人员可对按系统模板生成的监督报告进行签名确认。监督人员可对招标项目进行事后评价，招标项目后评价项目根据评价情况出具后评价报告，通过分析后评价报告出具相应改进意见或建议，为后续其他项目提供支撑，做到招标采购规范合规的良性循环。监督工具将结合内置的监督事项节点，提前预警，对发生的监督事项列入异常信息库中，监督人员可进行查询调阅。

监督工具将借助智能摄像头监控应用程序，涵盖以下功能。

一是评标视频智能归档。在评标日当日，自动获取开标室、评标室、开评标时间及项目信息后，自动开始和终止录像，以任务方式建立项目视频档案。视频档案与其他档案分别存储，统一调阅查询。

二是评标现场实时监控。监督工具引入模式识别算法，通过画面行为和声音判断评标现场是否存在违法违规行为，并给予警告声提示。

7.招标资料查询工具

招标资料库分为5个小资源库，分别是：①法律法规、规章制度资源库（国家省、市、自治区的招标投标相关法律法规，招标人所在单位招标投标相关制度、招标实施部门内部管理办法、业务操作手册等）；②招标方面的标准规范；③案例库（汇集各类招标案例和相关论文等）；④相关招标专业培训题库；⑤招标培训课件。

8.虚拟场景工具

虚拟场景工具提供远程虚拟开评标模式，利用三维虚拟大厅，高度还原现场开评标场景，提升用户体验。工具支持主持人、监督人、投标人多方协同开标，支持主持人、监督人、业主代表、评委专家多方协同评标。各角色人员远程登录工具后，自动完成签到工作。主持人宣布开标后，投标人利用CA自主解密或备用密码信封解密，主持人下发开标一览表后，投标人进行签名确认；主持人宣布评标后，自动开始各项评标流程。监督人员全程见证，有效监督。

9.信息共享分析工具

信息共享分析工具采集相关平台的数据，通过数据清洗、数据比对、数据入库和数据反馈等数据处理流程后，对有用数据进行共享和大数据分析，从而给招标投标各方提供各自所需信息。

通过使用上述信息化工具，将基本实现招标项目的电子全过程管理。招标业务工具箱，以信息化管理手段全力支撑采购招标业务“数字化”转型，实现数据共享，为招标采购决策提供支撑，为招标人、投标人、评委、监督部门、招标代理机构和管理部门等各相关方提供准确、便捷、高效的数据信息服务，切实有效地提高了招标的管理规范化、流程可视化、实施标准化、运行智能化水平。