编者按：

采购需求是采购管理的源头，实现高效、规范采购必须从源头上提升需求管理能力。本文论述了采购需求管理的内涵及价值，分析了当前采购需求管理存在的问题，提出了加强需求管理的措施，包括构建内部控制体系，加强采购需求审查，完善采购品类管理机制，开展需求标准化建设，打造专业采购团队，加强采购需求调研论证，建立需求评价与监督机制等，为进一步提升企业采购管理水平提供参考。

随着社会分工的不断细化，现代市场竞争已不是各企业之间的竞争，而是各企业背后整条供应链之间的竞争。企业要持续发展，需要不断从外部采购优质资源，将供应商作为企业能力的延伸，满足自身经营和创新需要。采购需求是采购管理的起因和核心，采购要达到降本增效、防范风险、支持业务经营的目标，必须从源头上提升需求管理能力。

一

企业采购需求管理的内涵及价值

（一）采购需求管理的内涵

采购需求是指采购人为实现采购目标拟定的采购标的及其需要满足的技术、商务要求。其中，技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等；商务要求是指取得采购标的的时间、地点，财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件，包装和运输，售后服务，保险，知识产权归属与保密要求等。

采购需求管理有狭义与广义之分。狭义的需求管理主要指编制需求的过程。广义的需求管理包含需求的编制、审核、执行、反馈、评价等内容。需求是采购活动的“原料”，影响着整个采购活动的质量，可以说采购活动就是落实需求的过程。因此，从采购全流程管理的角度来看，企业采购需求管理包含上述广义需求管理的各项内容，最终解决买什么、买多少、何时买、怎么买、买的效果好不好的问题。

（二）采购需求管理的价值

1.优化外部资源引入，提升企业经营绩效

企业是各种资源的集合体，企业的竞争优势来源于其所拥有的资源，通过对资源的识别、占有与配置来获取持续的竞争优势。采购是企业从外部获取资源的主要途径，要保证采购活动为企业带来的是增值效应，即以合理的成本获得市场上的优质资源，弥补自有资源上的短板，就必须认真制定采购需求。对采购人而言，好的采购需求反映了企业内部各项业务的发展目标和策略，保证了采购标的规格标准的科学性、合理性和前瞻性。对供应商而言，明确的采购需求向其传达了清晰准确的供求信息和功能取向，帮助供应商提升产品服务的适配性，为采购人创造更大价值。

2.持续降低采购总拥有成本，为“过紧日子”做准备

采购部门要充分发挥降本增效作用，必须考虑两个要素，一是降低总拥有成本，二是持续降本，实现这两点都离不开科学合理的采购需求。首先，在测算采购成本时，不仅考虑采购标的物的购置成本，还应考虑在全生命周期内的运营维护成本，即总拥有成本，包括运输交付、退货换货、维修维保、备品备件、版本升级等。在采购实践中，运营维护成本接近或高于产品本身购置成本的情况并不鲜见。其次，采购压降成本分为两个层次：低层次降本是通过谈判和竞争压降采购价格，本质是压缩供应商的利润空间，对持续降本的贡献有限；高层次降本是通过价值分析合理制定需求，即依据“价值=功能/成本”原则，在满足企业生产经营的前提下，去除冗余功能需求，简化过度复杂功能需求，降低不必要的高成本需求，使采购价值最大化，实现持续降本。

3.形成有效权力制约，提升采购公平公正性

集中采购部门要发挥好需求部门与供应商之间的“隔离网”作用，避免集权模式下需求部门的“一言堂”地位所导致的采购决策风险、操作风险与道德风险，不能仅停留在形式合规、程序合规层面，而是应深入到采购项目实质，全面严格审查采购需求，凭借对采购标的物行业与品类特点、市场商情的掌握，从采购角度提出专业审查意见，避免需求存在倾向性和歧视性，严守采购公平公正的底线。

二

企业采购需求管理存在的主要问题

（一）对采购需求的重要性理解不到位

采购工作敏感复杂，规章制度多，违规风险大。为保证合规，需求部门往往秉持“程序至上主义”，即认为采购工作的第一要务是按制度履行程序，只要经过集中采购，流程和结果就是合规的，从而忽视了需求管理这一采购工作的基石。在这种思想的影响下，需求部门简单仓促论证需求，抓紧交给采购部门走流程。而采购部门面对纷繁复杂涉及各行各业的采购需求，受自身人力及专业知识所限，审查的深度及广度难免有所欠缺。

（二）采购需求存在多种瑕疵

在实际工作中，采购需求主要存在以下五方面瑕疵：第一，采购需求必要性不充分，存在“贪大求全”“低用高配”“重复购买”等情形。第二，采购需求以小拖大，被供应商进行钓鱼式营销，首次采购规模较小，供应商低价中标，后续不断增加采购需求，供应商提高报价，迫使采购人高价延续采购。第三，需求指标不够具体明确，仅做原则性的笼统描述，导致供应商响应需求和报价的弹性过大，难以有效筛选出优质产品和服务，且不利于成本控制。第四，采购需求存在倾向性和歧视性，为特定供应商或量身定制，或者以不合理条件限制和排斥其他供应商，给采购活动的公平竞争带来隐患。第五，采购需求缺乏前瞻性、系统性和整体性，对分散需求或多年需求缺少统筹，倒逼采购部门对同类事项进行多次采购，降低集中采购规模效应和工作效率。

（三）采购需求缺乏科学论证

采购是一门专业性、综合性、实践性很强的学科，融合了经管学科以及采购标的物相关行业等不同领域的知识。要制定出科学合理的采购需求，一是要具备相关专业人才，二是需要潜心研究、多方比对、科学论证，这两点要素在部分采购项目中都存在缺位。一方面，企业员工大多是企业主营业务相关专业人才，懂主营业务，但未必能全面掌握业务相关货物服务的技术指标、生产工艺和行业特性。另一方面，大多数需求部门没有专人专岗负责需求管理工作，而是由采购事项相关业务人员兼职制定采购需求，其本职工作任务已较为繁重，且未必具备相关专业知识，难以对采购需求进行全面深入论证。基于以上实际情况，部分项目采购需求或通过网上搜索下载、向同业索取等非专业渠道获取，或直接照抄之前类似项目，甚至由个别潜在供应商代写。

三

企业加强采购需求管理的措施

（一）构建内部控制体系，压实需求部门主体责任

采购涉及重点资源引入和大额资金支出，是企业经营的支持保障，也是企业管理的重点风险领域。要全流程、系统性地做好采购需求管理工作，制度建设、权责划分是前提和基础。第一，应在制度中明确由需求部门对采购需求编制负主体责任，以此促进其改变以往重流程、轻实质的固有认识，加强需求调查研究。第二，围绕需求管理，构建覆盖立项论证、预算审批、需求编制与审查、履约验收等全流程合作制约机制，明确需求部门、财务部门、采购部门工作职责与流程。第三，分层次构建内控合规、审计检查、纪检派驻等相关部门对采购工作的审查监督、检查调查、责任追究机制，传导廉洁合规理念，形成长效治理体系。

（二）加强采购需求审查，提升需求质量

采购部门应立足自身岗位职责，履行好采购需求审查职责，从必要完整性、科学适当性、具体准确性、合法合规性四个方面开展审查。必要完整性指采购需求以满足企业实际需要及财务管理制度为前提，充分整合同类采购需求，统筹考虑采购标的全生命周期内涉及的各类因素。在实践中，对于长期使用的采购标的物，在首次采购时就统筹确定合理期限内的升级维保及备品备件费用，不仅可以充分利用首次采购时的买方优势提高议价能力，还能大大减少后续相关维修维保事项采购工作量。科学适当性指采购需求应体现企业业务和采购标的的市场主流发展方向，符合国家与行业标准，指标设置高低适当，避免过高需求造成“奢侈采购”，以及过低需求造成“无效采购”。在实践中，对于如家具、物业等通用性采购标的，政府部门、行业协会等权威机构制定的采购需求技术标准有很大的参考示范作用，企业可结合自身需求参考使用。具体准确性指采购需求应当表述规范、清晰和准确，说明采购标的的功能、应用场景、目标等基本要求，并尽可能明确其中的客观、量化指标。合法合规性指采购需求应符合招标采购、行业监管及民商事相关法律法规，最大限度地保证市场竞争，不设置带有歧视性、倾向性或者排他性的标准要求。

（三）完善采购品类管理机制，开展需求标准化建设

企业采购标的物品类繁多，涉及多个行业，要兼顾采购需求质量与采购工作效率，必须梳理各品类特点，归集同一品类需求，变分散式采购为集约式采购，同时开展需求标准化建设，促进同类采购事项标准统一。

在品类管理方面，一是确定各品类的需求归口管理部门，由其定期梳理各品类产品特点与市场行情，开展需求评估分析，研究相关品类的关键技术标准；二是采购部门与需求部门加强协同合作，根据历史采购数据与未来工作计划，做好采购需求预测与整合工作，避免分散采购和急用急采导致需求重复论证、仓促制定。在实践中，笔者所在企业根据采购标的物的采购规模、标准化与属地化程度，分级制定年度集中采购目录，确定重点采购品类；结合业务部门职责与项目具体需求，划分重点品类需求归口管理部门；通过集中采购计划统计与管理工作，进一步整合分散在不同部门的同类需求；在采购前统计预测需求全量，由归口管理部门联合使用需求部门、其他相关专业部门共同论证技术标准，以此提升采购需求管理质效。

在标准化建设方面，一是针对需要频繁采购的常用货物和服务，明确需求要素，分类编制需求标准化范本；二是对于标准化程度高的货物和服务，制定标准化性能指标、技术标准、验收办法等，进行统一管理；三是建立采购需求信息共享机制，发布各品类采购需求优秀范例，提高后续同类需求编制效率。在实践中，笔者所在企业根据采购标的特点编制了多种需求及合同标准化范本，帮助需求部门快速掌握该类采购标的的需求特点、要素及法律权利义务，出台了履约验收专项管理办法，规范验收指标设置，并通过行内采购管理系统实现信息共享，定期发布采购优秀案例。

（四）打造专业采购团队，加强采购需求调研论证

采购是一项跨部门工作，仅仅依靠采购部门单打独斗，难以保障需求科学合理，应充分调动发挥多方力量，加强企业内部各部门、行外专业人士的协同合作，提高采购需求质量。第一，采购部门员工要注重自身能力建设，树立终身学习意识，不仅要加强对采购制度、法律法规的学习，也要不断提升企业主营业务、采购标的相关行业知识的深度和广度，从采购角度对采购需求提出专业化、高质量的审查和完善意见。第二，加强跨部门沟通合作，必要时可打破部门界限，采用矩阵式组织结构，就较大采购事项成立专项采购小组，联合业务主管部门、使用需求部门、采购部门、内部采购专家库内专家群策群力，共同论证采购需求，在原本垂直形态组织系统的基础上增加横向联系，实现人力资源与信息的弹性共享。第三，对于技术复杂、仅依靠企业内部员工难以保证需求质量的项目，可以通过正规合法渠道，委托外部专家、第三方专业机构开展需求论证。必要时，可面向不少于3家市场主流供应商开展需求调查，收集多方产品行业信息，经甄别比较后采纳其中合理化建议。

（五）建立采购需求评价与监督机制，打造阳光采购工程

采购需求管理的内容不仅包括制定与审查，还包括执行、反馈和评价，应定期考察采购需求和采购结果是否满足预期目标，总结经验发现不足，为今后的采购工作提供决策参考，以此形成管理闭环。在评价方面，一是制定采购需求评价指标，从合规性、经济性和效益性三方面出发，考察采购需求在执行过程中是否存在风险隐患，技术指标设置与采购规模是否合理适当，所购标的物是否为企业带来了降本增效的正向收益；二是打通评价渠道，收集最终用户对采购标的物的使用评价，取得真实的第一手评价信息。在监督方面，畅通渠道广泛接受社会监督，优先公开招标或公开征集供应商，在企业门户网站及采购文件中公开受理质疑投诉的联系方式，欢迎供应商及其他利害关系人对采购需求提出质疑，避免需求存在倾向性条款和歧视性条款，提升采购客观公正性以及透明度。

作者：高 倩  王欣宇

作者单位：中国农业银行总行采购中心

来源：《招标采购管理》2023年第3期

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