契约锁浅析电子合同之成本篇:电子合同如何管控成本?

除了签署效率,管控成本是企业组织选择电子合同模式的又一重要原因……

合同管理,企业“甜蜜的痛苦”

随着业务发展与企业规模扩张,签合同逐渐成为企业“甜蜜的痛苦”。

一方面,业务发展使合同签署与管理需求增加,企业不得不在合同管理与印章管理环节增加更多精力与人力;另一方面,随着企业规模的不断扩张,多点生产、异地协同的经营模式增加了企业签合同、管合同的难度。

此外,随着互联网技术对企业经营的影响,以电商平台为代表的网上签署合同需求与日俱增,远程、分散、量大,使企业在纸质合同签署与管理模式之下面临巨大的成本压力:

人力成本:纸质合同自签署到归档,需人为操作、跟进,使人力资源利用率降低;

时间成本:以审批、打印、盖章、寄送为主的文件用印和寄送流程占据较长时间;

能耗成本:纸张、寄送、仓储等环节耗费成本,随经营年限增加成本也随之增加;

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电子合同,合同管理的“连接器”

合同管理,不仅指合同自签署到归档全生命周期的管控;同时,还指以合同为核心、连接企业内部各级人员、各类印章使用与管控的合同管理与印章管理体系。

与传统的纸质合同各环节相对孤立相比较,契约锁电子合同以合同为中心,实现了合同管理体系各个要素紧密相连,从而实现降本、提速。

一、电子合同连接合同管理各环节

1、纸质合同管理各环节如何流转:

线上审批:业务人员线上发起合同,经审批确认无误后,打印为纸质合同;

线下盖章:印章管理员线上接收用印流程、线下接收纸质合同,经比对两者内容一致后盖章;

寄送与归档:线下寄送盖章,至双方均盖章后各自归档。

纸质合同流转不足:

线上+线下的管理模式需多人协作且流程断链,流转周期长;文件一致性对比,人力成本、时间成本高。

2、电子合同实现合同管理全生命周期在线化闭环:

借助电子合同签署与管理平台,业务人员可实现合同发起审批、意见交换、签字盖章、归档调阅等全程在线操作。

合同管理电子化流转闭环:

全程在线:以在线化操作缩短合同签署各环节的周期,以流程化操作降低沟通成本,解决时间成本与人力成本难管控的问题;

在线流转归档:免去寄送、仓储、纸张等方面的能耗。

小结:某种程度上,提升效率也是一种成本控制手段,电子合同实现业务环节与合同管理环节无缝对接、全程在线流转,既是提升业务效率,也是降低成本。

据粗略估算,电子合同应用可实现传统纸质合同盖章流程由原先的至少一天,提升为实时签署,而在线化流转可由原先需2-3天寄送时间提升为实时签署与签收,因而在时间成本上有无法估量的优势。

二、电子合同实现合同、印章、人员关联

通常,企业中合同管理与印章管理是孤立存在的,这就意味着企业需要投入双倍的精力分别管理合同与印章。

电子合同的应用模式可实现合同与印章一体化管理,即对某一印章设置对应可使用的合同分类。例如:设置合同专用章只能用于销售类合同,则当合同分类为销售类时,系统则只允许提供合同专用章盖章权限,而公章、财务章等无法使用。

实现:通过合同与印章一一对应的关系,实现“一人一章”,而该印章对应的电子合同类型也能够实现统一管理,实现合同与印章统一管控,提升管控效率、降低管理成本。

三、电子合同实现合同与合同互联

随着企业经营年限递增,传统的纸质合同管理成本也随之增加。同时,历史合作伴随合同变更、合同续约、补充条款甚至合同作废等多种情况,增加合同调阅、归档管理难度。

实现:电子合同应用则实现历史合同相互关联,一则合同调阅更快捷,二则合同变更操作时能全面了解历史合同信息,从而补充完善新条约,以此可以避免合同安全隐患、减少因合同管理不当而导致的纠纷甚至直接经济损失等。

综合上述几点,电子合同这一模式,是企业实现全面、多维管控合同、印章以及人员管理的“钥匙”,它实现企业由单一“保管合同”向以合同为中心、实现合同、印章、人员体系化管理转变;为企业全面提升合同管理效率、降低管控成本提供技术支持。