如何规划项目的时间与成本预算

少数项目会在目标、时间和成本预算内完成。适当的规划是项目成功的关键，但很少有超出规划范围的问题。时间/成本超支是其中之一。我们确实可以通过计划和适当的执行来避免某些问题，但您永远无法准确预测项目一旦开始会发生什么。

以下是导致时间/成本超支的常见挑战列表：

1.预算不足

导致预算超支的主要原因之一是预算不足。在项目开始时没有为项目分配足够的时间和成本预算显然会导致时间/成本超支或失败。

2.不可行的成本估算

成本估算是项目的重要过程，也是预算超支的常见原因。如果预算只是凭感觉，或者由经验不足或不合格的人员计算，那么项目将意外地面临预算超支。这在项目早期阶段可能看起来不错，但在后期阶段通常看起来不切实际。

3.低估项目的复杂性

中大型项目通常有超出时间/成本的风险，因为项目越大，执行过程中可能出现的复杂性就越大。

4.延长项目进度

如果项目按计划进行，这并不意味着项目时间和成本限制也得到满足。另一方面，如果项目进度延长，这会自动转化为需要投入项目的更多时间和金钱。项目延期意味着需要更多的时间来安排人员和资源。

5.缺乏备份计划

如果项目管理没有针对可能出现的问题的备份计划，那么即使计划中最小的延迟也会导致超限。

6.缺乏资源规划、分配和利用（项目经理最常犯的错误）

资源规划、分配和及利用是项目管理中最需要科技支持的环节，如果组织使用的软件不能基于人才库的技能及可用时间实时按需匹配资源，也不能在分配后（或重新分配后）实时计算（或重新计算）被分配资源的负载及成本，项目经理就很难做到适当的资源规划、分配及利用。

不管什么原因, 如果项目经理未能有效地规划可供使用的资源，那么这显然会导致预算超支。导致超支的最常见错误之一是未能估量项目期间将使用资源的技能和数量。一方面，它们可能被低估，又或者项目启动后出现资源冲突，而项目经理没有处理好资源的重新分配。另一方面，它们可能被高估，导致本可以在其他地方有效利用的资源受阻。

解决方案

时间和成本是企业在启动和管理项目时面临的两个非常普遍的约束，使得对这些因素的有效监督成为任何项目经理都需要具备的技能。8Manage PM 可以帮助您管理好您的项目时间和成本：

1.双向的项目规划

8Manage PM 工作分解结构 (WBS)，将团队的工作分解成可管理的部分。 WBS 可交付成果旨在将项目分解成可评估和监督的管理块，使项目经理更容易分配和管理个人职责。

8Manage PM 提供由上而下及由下而上的双向工作分解及时间、资源和成本的规划。WBS中的每个活动及每个可交付成果都由项目经理及活动负责人或可交付成果负责人双向分工，规划时间、资源及成本，避免有些人只凭感觉做计划。

2.创建基线

创建项目计划后，实施可用于跟踪任务和项目绩效的基线非常重要。8Manage PM 的基线功能为项目经理提供了一组为项目存储的值，包括：

原计划的开始和结束日期

计划中的工作量

预估成本

预算收入

有一个基准的计划作参考，有助于在初始计划和工作的实际进度以及项目的挣值计算之间提供准确的比较。

3.持续监控时间、资源及资金使用

8Manage PM 允许您持续监控项目活动及可交付成果的时间、资源及资金的使用情况。它让您始终如一地重新审视这些情况，有助于提供准确的日程安排、资源分配和成本预算的状态。

4.管理范围范围蔓延及需求变更

8Manage PM 让您定义可交付成果、使用项目评估和审查技术（例如前面提到的 WBS）来分配资源并确定关键路径。8Manage PM 还提供全面的需求变更管理，当需求变更发生时，8Manage PM 从 WBS 的改动中自动推算出项目的时间和成本受到的影响，并提醒项目的利害关系人。

5.监控项目进度及绩效及预测项目完成时所消耗的时间和成本

监控项目的进度及绩效为项目经理提供活动协调问题、资源冲突和成本超支的迹象。除监控项目进度及绩效外，8Manage PM 还能为项目经理预测项目完成时所消耗的时间和成本，从而提升他对项目的洞察力。

总之，正确的规划时间与成本预算是提高工作效率的基础，因为你只能优化你监控跟踪的内容。规划好时间与成本预算不仅可以帮助项目经理团队发现你在任务上花了多少钱，还可以帮你决定如何更快地交付成果。